Zarządzanie czasem – wywiad z Dagmarą Jankowską

Bohaterką dzisiejszego wywiadu jest Dagmara Jankowska, która od 2020 roku prowadzi Rozwojowy Portal. Dagmara od wielu lat motywuje i inspiruje do rozwoju osobistego, pokazuje jak planować i zarządzać swoim czasem, uczy jak wyznaczać cele i je realizować, a także zachęca do efektywnej pracy oraz pomaga poprawić jakość życia.

Szkoli osoby prywatne oraz firmy. Pokazuje, wyjaśnia i układa procesy w małych oraz w średnich firmach, ale też pomaga mentoringowo w kwestiach rozwoju osobistego i motywacji.

W tym wywiadzie podzieli się z Wami cennymi wskazówkami, które pomogą Wam w przygotowaniach do matury, więc koniecznie sprawdźcie co ma do powiedzenia. Warto! 

 

Powtórka z biologii: Cześć Dagmara. Dziękuję, że zgodziłaś się na udział w wywiadzie. Nim przejdziemy do kwestii zarządzania swoim czasem powiedz nam proszę skąd wzięło się u Ciebie zainteresowanie tematyką samoorganizacji?

Dagmara: Jeszcze jak byłam w liceum, miałam bardzo wiele zajęć. Łączyłam naukę z zawodowymi treningami tanecznymi i pierwszą, dorywczą pracą. Tak duża ilość zadań, które miałam do wykonania każdego dnia, zmusiła mnie do rozwijania u siebie umiejętności organizacji. Nauczyłam się tak zarządzać swoim czasem, że bez problemu mogłam uczyć się, pracować, a także tańczyć. Miałam również czas dla znajomych oraz na odpoczynek. Ale był to proces i wiele czasu zajęło mi rozwinięcie tych umiejętności u siebie.

Później na studiach i w pierwszej pracy w marketingu od razu zaczęłam wykorzystywać te umiejętności. W efekcie, byłam szybko kierowana do zarządzania projektami oraz pracą ludzi w zespole.

 

PzB: Czyli z własnego doświadczenia wiesz, że to działa i nie jest to tylko teoria. Dobrze wiedzieć, że planowanie dnia pozwala nam ogarnąć więcej spraw i człowiek działa bardziej efektywnie, ale jak tego dokonać? Zdradź proszę jakie są metody określania sobie zadań. Czy ważna jest hierarchia działań?

D: Tak, hierarchia jest bardzo ważna. Każdy z nas boryka się z dużą ilością zadań do wykonania, a niestety, nasz czas jest mocno ograniczony. Niezbędne jest ustalanie priorytetów. Zawsze należy zaczynać działać od tego, co jest dla nas najważniejsze, bo na to musimy znaleźć czas.

Warto pamiętać, że nie wszystkie zadania warto wykonywać. Jeśli mamy ustalony cel, to musimy patrzeć na zadania właśnie z punktu widzenia tego celu – część zadań jest niepotrzebna i zajmuje masę czasu. Warto takie czynności oddelegować bądź wrzucić na listę rzeczy do zrobienia na później. Następnie, dopiero w wolnej chwili je wykonać.

Jeśli prawidłowo zarządzamy swoim czasem i zadaniami, możemy wykonywać wiele ważnych zajęć każdego dnia. Jeśli odpowiednio zarządzamy naszą koncentracją, możemy działać efektywnie i pracować dużo szybciej. Dzięki temu zyskujemy czas na inne działania.
Konieczne jest rezerwowanie sobie czasu, także na odpoczynek – bez niego, nasze skupienie jest mniejsze, w rezultacie działamy dużo wolniej.

 

PzB: Bardzo cenne wskazówki. A jakie są według Ciebie najważniejsze benefity planowania? Jakie korzyści niesie organizacja czasu dla człowieka?

D: Po pierwsze to możliwość realizacji naszych celów. To według mnie, jedna z ważniejszych korzyści. Dzięki stworzeniu skutecznego planu działania, możemy osiągać naprawdę wiele. Nasze marzenia mogą stać się rzeczywistością.

Kiedy mamy plan, łatwiej nam podejmować decyzje – bo wiemy, dokąd zmierzamy i czego pragniemy. Możemy wykonywać więcej zadań, bo z dobrym planem, działamy dużo szybciej oraz sprawniej. Mamy także poczucie, że kontrolujemy sytuację, dzięki czemu zmniejsza się nasz poziom stresu. A to przynosi wiele dodatkowych benefitów, także zdrowotnych. Skuteczne organizowanie dnia to również więcej wygospodarowanego czasu dla siebie i dla bliskich.

Planowanie zwiększa naszą motywację do działania, porządkuje nasze życie, ponadto nadaje kierunek, do którego zmierzamy.

Korzyści jest więc naprawdę wiele.

 

PzB: To prawda, a czy planowanie i organizacja ma także wady? Jak planować, by wciąż móc cieszyć się radością życia i zachować choć odrobinę spontaniczności na co dzień?

D: Bardzo często spotykam się z teorią, że planowanie pozbawia nas spontaniczności. Myślę, że nic bardziej mylnego 🙂 Jeśli skutecznie zarządzamy swoim czasem, dużo szybciej rozprawiamy się z ważnymi zadaniami i mamy więcej przestrzeni dla siebie. Wtedy, spontaniczność jest jak najbardziej wskazana.

Poza tym dobry plan działania jest elastyczny – musimy umieć dostosowywać się wraz z naszym szkicem dnia/tygodnia/miesiąca do zmieniającej się sytuacji. Jeśli nagle zapragniemy zrobić coś z poza naszego planu – to jak najbardziej możemy to robić. Modyfikujemy harmonogram i tyle. W końcu to nasze życie i nam ma być z nim dobrze. Plan nie może nas ograniczać ani pozbawiać radości z życia.

 

PzB: A jak się zmobilizować, aby wypełnić plan dnia? Jak stać się bardziej produktywnym podczas gdy np. odczuwamy silny stres w trakcie sesji? Tuż przed maturą?

D: Stres to bardzo silne uczucie, które dla wielu bywa demotywujące. Warto nauczyć się go kontrolować i nad nim panować. Planowanie ma za zadanie zmniejszyć nasz poziom stresu, bo czujemy, że mamy kontrolę nad wszystkimi sprawami. W tej sytuacji –  kiedy dużo się stresujemy np. podczas sesji, planowanie będzie bardzo pomocne. Można działać w blokach czasu i przeznaczać określone godziny na naukę określonego przedmiotu. Uporządkowanie tego oraz spisanie pomoże zmniejszyć poziom stresu, dodatkowo oczyści nasz umysł.

Jeśli chodzi o początki planowania to polecam metodę małych kroków. Nie róbmy wszystkiego naraz, bo to nigdy się nie sprawdza. Najpierw wybierzmy narzędzie, które będzie dla nas najlepsze. Testujmy różne opcje – czysta kartka papieru, kalendarz, planer, cyfrowy kalendarz czy lista zadań. Możliwości jest wiele i należy wybrać tę, która najbardziej nam odpowiada.

Osobiście, polecam spisać w jednym miejscu wszystkie zadania do zrobienia, podzielić je na obszary naszego życia (np. nauka, praca, osobiste…) i określić priorytety. Potem należy wskazać termin ich wykonania. Nie polecam wpisywania w kalendarz wszystkich obowiązków na jeden dzień – to spowoduje duże przytłoczenie i zwiększy nasz poziom stresu. Najlepiej przypisać najpierw 2-3 zagadnienia, a potem dobierać kolejne. Wybieramy je z naszej ogólnej listy zadań.

 

PzB: To co mówisz na pewno działa, ale co w sytuacji, gdy z przyczyn niezależnych od nas, bądź też zależnych, bo każdy z nas miewa gorsze dni, nie uda nam się zrealizować naszych celów? Jak poradzić sobie z frustracją, kiedy nasze plany zburzyły się?

D: Nie załamywać się i pamiętać, że to nie koniec świata. Potknięcia oraz niepowodzenia są naturalnym elementem naszego życia. Każdy przez to przechodzi, każdy ma też gorsze dni. Ale przed nami jeszcze wiele wspaniałych możliwości, z których warto korzystać.

Jeśli plan okazał się nieskuteczny – analizujemy co poszło nie tak i modyfikujemy nasze założenia. Jeśli projekt był dobry, ale zabrakło nam motywacji – rozbijmy go na mniejsze kroki. Małe zadania dużo łatwiej nam wykonywać i wymagają od nas mniejszej pracy, również mniejszej motywacji. Może okazać się, że nawet nie wiemy kiedy, a już zrealizowaliśmy połowę harmonogramu.

Polecam odhaczanie wszystkich wykonanych zadań i nagradzanie się za małe sukcesy. To zwiększa poczucie własnej wartości. Co więcej, taka nagroda buduje motywację do wykonywania kolejnych wyzwań z listy.

 

PzB: Bardzo cenne wskazówki i z pewnością warto z nich skorzystać. A jakie błędy są najczęściej popełniane w zarządzaniu czasem? Jak to się dzieje, że ,,brakuje nam dnia’’ na wypełnienie określonych zadań. Dlaczego tak wiele ludzi często nie realizuje zaplanowanych celów?

D: Z doświadczenia i z rozmów z ludźmi wiem, że najczęstszym błędem jest ustalanie zbyt dużej ilości zadań do zrobienia na jeden dzień. Nie umiemy realnie ocenić, ile jakieś zadanie zajmie nam czasu i wpisujemy ich zdecydowanie za dużo do zrobienia. Efekt: zwiększenie poziomu stresu, wzrost frustracji oraz spadek motywacji…

Aby temu zapobiec, warto analizować, jak długo zajmuje nam osiągnięcie różnych celów. Wtedy wiemy, ile czasu musimy planować na te czynności w przyszłości. Nie zarzucajmy się stertą obowiązków, tylko zapisujmy 2-3 zadania, a po ich wykonaniu dopisujmy kolejne.

Inne błędy to m.in: nie ustalanie priorytetów – przez co robimy wszystko co popadnie, a w rezultacie najważniejsze tematy nadal są nie wykonane. Marnujemy czas na rzeczy nieistotne i nieważne.

Kolejny błąd to wielozadaniowość. Nasze działanie jest mniej efektywne, jeśli robimy kilka rzeczy naraz. Wykonujmy zadania po kolei i nie przerzucajmy się między nimi. Zyskamy wiele cennego czasu.

Mało osób pracuje także w blokach czasowych. A metoda ta ma wiele korzyści i pozwala nam skupić się na konkretnych zadaniach w konkretnym przedziale czasowym. To zwiększa naszą produktywność.

 

PzB: W teorii wzmocnień Skinner zakłada, że człowiek będzie powielał zachowania, które w przeszłości przyniosły pozytywny efekt. Czy uważasz nagradzanie się za osiągnięcie postawionego sobie celu bądź wypełnienia obowiązku za odpowiednie i niezbędne działanie w procesie budowania motywacji?

D: Uważam, że nagradzanie się, nawet za mniejsze sukcesy, jest dla nas bardzo korzystne i z pewnością, zwiększa naszą motywację do działania w przyszłości. Jesteśmy tak skonstruowani, że lubimy otrzymywać nagrody. Jeśli nie robi tego nikt inny, my sami powinniśmy nauczyć się siebie wynagradzać. Jeśli robimy coś zgodnie z planem, dajemy z siebie dużo energii, wtedy warto docenić nasz włożony wysiłek. Z radością będziemy siadać do zrealizowania kolejnych zadań, ponieważ przyznawanie sobie bonusu, zwiększy naszą wiarę w siebie. Ponadto, będzie potwierdzeniem, że dobrze robimy i nie należy przestawać.

Nie chodzi tu oczywiście o doprowadzenie do sytuacji, że działamy tylko dla nagrody. To ma być dodatkowy bodziec, który motywuje nas do działania. Trzeba znać umiar i dostosowywać wielkość wynagrodzenia do wykonanego zadania.

 

PzB: A czy można jakoś pielęgnować naszą motywację?

D: Motywacja jest nam niezbędna do działania i należy pamiętać o jej regularnym pielęgnowaniu. Kilka sprawdzonych sposobów to m.in. wizualizowanie sobie celu (to może być moment, kiedy zdamy egzamin czy ukończymy studia, uczucie z posiadania czegoś o czym marzymy albo wizualizacja życia, które będziemy mieli, jeśli zrealizujemy nasz cel).

Stworzenie listy korzyści jest bardzo skuteczne. Spisujemy wszystkie benefity związane z osiągnięciem przez nas celu. Listę musimy regularnie przeglądać i przypominać sobie, po co to wszystko robimy. 

Pozytywne podejście świetnie się tu sprawdza. Warto nastawić się na sukces i myśleć o osiągnięciu celu. Taka postawa pomaga w codziennym działaniu.

Nagradzanie się, o którym wspomniałam wcześniej, także służy zwiększaniu naszej motywacji.

Możemy także szukać inspiracji, np. u osób, którym się już udało. Ich sukces może być dla nas dodatkowym bodźcem do działania.

 

PzB: To jeszcze jedno pytanie. W jakie narzędzia warto się zaopatrzyć, aby organizacja czasu szła nam sprawnie? Może masz do polecenia jakieś aplikacje, które mogą ułatwić nam życie?

D: Zazwyczaj jedno narzędzie nie spełni wszystkich naszych oczekiwań. Poza tym, uważam, że najlepiej korzystać z opcji, które my sami lubimy. Nie polecam zmuszania kogoś do określonej metody – warto testować i samemu decydować czy dana rzecz sprawdzi się w naszym przypadku. U mnie skuteczne jest użycie kilku narzędzi. Do planowania spotkań i ustalania bloków czasu wykorzystuję kalendarz. Obecnie używam wersji cyfrowej (Kalendarz Google) – dzięki temu kalendarz mam zawsze pod ręką – na telefonie i w komputerze.

Używam także aplikacji do zadań – dla osób początkujących, polecam prostsze aplikacje z mniejszą ilością funkcji – i tak w normalnym planowaniu tych wszystkich funkcji nie będziecie wykorzystywać. Ja korzystam z aplikacji TickTick i mocno ją polecam. Jest intuicyjna i ma wszystkie niezbędne funkcje, które są potrzebne do zarządzania zadaniami.

Do pracy z zespołem używam aplikacji do zarządzania projektami – ClickUp oraz Asana. Przy pracy z innymi osobami te aplikacje dobrze się sprawdzają.

Do robienia notatek wykorzystuję Google Keep – notatki mam wtedy zawsze dostępne.

Kiedy pracuję przy komputerze, zawsze mam także pod ręką czystą kartkę papieru na szybkie notatki.

Polecam testowanie i wybór narzędzi dobrych dla nas. Każda z metod ma swoje plusy i minusy. I każda będzie bardziej bądź mniej skuteczna w określonych sytuacjach. Jeśli dopiero zaczynacie planowanie – polecam wybór prostych narzędzi i dopiero później rozbudowywanie ich. Metoda małych kroków przynosi bardzo dobre efekty.

No i oczywiście zapraszam mocno na moją stronę www.rozwojowyportal.pl i na konto na Instagramie czy Facebooku, gdzie regularnie dzielę się przydatną wiedzą i wskazówkami w zakresie rozwoju i planowania.

 

PzB: Bardzo dziękujemy Ci za ten wywiad i jeszcze dziś postaramy się wdrożyć kilka z Twoich porad w życie, bo jest co poprawiać 😉  

D: Ja również dziękuję i trzymam kciuki za wszystkich maturzystów! Przed Wami dużo pracy, ale jeśli będziecie działać z głową i z dobrym planem to na pewno osiągniecie zamierzone cele. Tego Wam życzę i pozdrawiam gorąco.

 

Wywiad został przeprowadzony przez naszą byłą uczennicę, a obecnie studentkę biologii Karolinę Mazurek.

 

 

Cześć! Nazywam się Karolina Mazurek i jestem studentką biologii na Uniwersytecie Wrocławskim. Obecnie jestem na drugim roku studiów licencjackich. Interesuje mnie mikrobiologia.
Po więcej zapraszam na mojego instagrama, gdzie również dzielę się wrażeniami ze studiów:)

Zobacz inne artykuły z tego numeru